1. الغرض (Purpose)

تهدف هذه السياسة إلى تنظيم إجراءات حضور الأطفال وانصرافهم بصورة آمنة ومنظمة، بما يضمن انتقال مسؤولية رعاية الطفل بين ولي الأمر والحضانة بطريقة واضحة وموثقة، ويحافظ على سلامة الأطفال، ويعزز أمنهم ورفاههم، ويضمن دقة التوثيق والامتثال لمتطلبات هيئة المعرفة والتنمية البشرية (KHDA) والتشريعات المعمول بها في إمارة دبي.

2. نطاق التطبيق (Scope)

تطبق هذه السياسة على:

• جميع الأطفال المسجلين في الحضانة.
• أولياء الأمور.
• الأشخاص المفوضين باستلام الأطفال.
• مديرة الحضانة.
• جميع المعلمات والمساعدات.
• موظفي الاستقبال.
• سائقي الحافلات والمرافقات (عند وجود خدمة نقل).

تطبق إجراءات دخول الزوار وفق سياسة رفاه الأطفال وحمايتهم والصحة والسلامة (ROY-NUR-POL-4.4).

3. المرجعيات

تعتمد هذه السياسة على:

• إطار جودة الرعاية والتعليم في مرحلة الطفولة المبكرة (KHDA ECC Quality Framework) .
• النظام الداخلي لحضانة رؤيتي.
• قانون دور الحضانة والتشريعات المنظمة في دولة الإمارات العربية المتحدة.
• سياسة رفاه الأطفال وحمايتهم والصحة والسلامة  ROY-NUR-POL-4.4.
• سياسة القبول ROY-NUR-POL-4.1.
• سياسة الشراكة مع أولياء الأمور ROY-NUR-POL-4.7 .
• سياسة الحوكمة- ROY-NUR-POL-4.10
• دليل الحوكمة وإدارة النظام الوثائقي (ROY-NUR-MAN-001)

4. بيان السياسة

تلتزم حضانة رؤيتي بتوفير إجراءات واضحة وآمنة لاستقبال الأطفال وانصرافهم، بما يضمن:

• سلامة الطفل في جميع مراحل الانتقال.
• تسليم الطفل فقط للأشخاص المخولين.
• التحقق من هوية مستلم الطفل.
• الإشراف المستمر على الأطفال.
• منع مغادرة أي طفل دون توثيق أو تصريح.
• توثيق جميع الحالات الاستثنائية.
• التعاون المستمر مع أولياء الأمور.

5. المبادئ الحاكمة

تعتمد هذه السياسة على المبادئ الآتية:

• السلامة: سلامة الطفل هي الأولوية المطلقة.
• توحيد الإجراءات: جميع الأطفال يخضعون للإجراءات نفسها دون استثناء.
• الإلتزام بالبروتوكول: لا يسمح بأي اجتهادات فردية في إجراءات التسليم والاستلام.
• التوثيق: جميع عمليات الدخول والخروج يجب أن تكون موثقة.
• الاشراف الدائم: لا يجوز ترك أي طفل دون إشراف.
• عامل الوقت: السرعة لا تكون على حساب السلامة.
• انتقال المسؤولية: حيث تبدأ مسؤولية الحضانة عن الطفل بمجرد استلامه من ولي الأمر أو الشخص المخول وفق إجراءات الحضور المعتمدة، وتنتهي عند تسليمه إلى الشخص المخول وفق إجراءات الانصراف، ويجب أن تكون جميع مراحل انتقال المسؤولية موثقة.

6. التعريفات
   
   

7. إجراءات استقبال الأطفال
   (Arrival Procedures)
   • استقبال الطفل

عند وصول الطفل:

• يستقبل الطفل بطريقة إيجابية تعزز شعوره بالأمان والانتماء.
• يرحب به باسمه.
• تتم ملاحظة حالته العامة.
• يتم التأكد من انتقال مسؤولية رعاية الطفل من ولي الأمر إلى الحضانة.

• التحقق من الحالة الصحية

يتم التحقق من الحالة الصحية الظاهرية للطفل عند الحضور، وتطبق جميع الإجراءات الصحية وفق سياسة رفاه الأطفال وحمايتهم والصحة والسلامة (ROY-NUR-POL-4.4).

• تسجيل الحضور

يتم تسجيل حضور الطفل فور دخوله من خلال النظام المعتمد أو سجل الحضور، ويتضمن:

• اسم الطفل.
• وقت الوصول.
• اسم الشخص الذي أحضر الطفل وصفته (عند الحاجة).
• أي ملاحظات مهمة.

• انتقال الطفل إلى الصف

بعد اكتمال إجراءات الاستقبال:

• يرافق الطفل إلى صفه.
• يتم تسليمه مباشرة إلى المعلمة.
• لا يترك الطفل بمفرده في أي مرحلة.

8. إجراءات الانصراف (Departure Procedures)
   • تسليم الطفل

لا يسلم الطفل إلا إلى:

• أحد الوالدين.
• الشخص المفوض رسمياً من ولي الأمر.
• أي جهة رسمية وفق متطلبات الجهات المختصة.

• التحقق من الهوية

عند حضور شخص غير معروف للعاملين:

• يطلب إبراز الهوية.
• يتم التحقق من اسمه ضمن قائمة الأشخاص المفوضين.
• يتم التواصل مع ولي الأمر عند الحاجة.

ولا يجوز تسليم الطفل قبل استكمال إجراءات التحقق.

• توثيق الانصراف

يسجل وقت الانصراف ويتضمن:

• اسم الطفل.
• وقت المغادرة.
• اسم الشخص الذي استلم الطفل.
• توقيع المستلم أو إثبات الاستلام إلكترونياً.

• الطفل الذي لم يتم استلامه

في حال تأخر ولي الأمر أو الشخص المخول عن استلام الطفل، تستمر الحضانة في توفير الإشراف المناسب على الطفل، وتتخذ الإجراءات المعتمدة للتواصل مع ولي الأمر والأشخاص المخولين، مع توثيق جميع الإجراءات المتخذة.

9. الأشخاص المفوضون بالاستلام

يلتزم ولي الأمر بتقديم قائمة محدثة بالأشخاص المخولين باستلام الطفل.

ويجب أن تتضمن:

• الاسم.
• صلة القرابة.
• رقم الهوية (عند الحاجة).
• رقم الهاتف.

ولا يسمح لأي شخص غير مدرج في القائمة باستلام الطفل إلا بعد موافقة صريحة من ولي الأمر والتحقق من الهوية.

10. الحالات الاستثنائية

تشمل الحالات الاستثنائية على سبيل المثال:

• محاولة شخص غير مخول استلام الطفل.
• الاشتباه في تعاطي الكحول أو المواد المؤثرة من قبل المستلم.
• نزاعات أسرية أو أوامر قضائية تتعلق بالحضانة.
• الإخلاء أثناء أوقات الحضور أو الانصراف.

كما تعالج حالات الطوارئ والإخلاء والاستجابة للحوادث وفق سياسة رفاه الأطفال وحمايتهم والصحة والسلامة   ROY-NUR-POL-4.4.

وفي جميع هذه الحالات تكون سلامة الطفل هي الأولوية، ويتم تطبيق سياسة حماية الطفل وإبلاغ الإدارة فوراً.

11. مسؤوليات الأطراف

مجلس الإدارة

• اعتماد السياسة.
• توفير الموارد اللازمة.
  
  

مديرة الحضانة

• الإشراف على التطبيق.
• متابعة الالتزام.
• معالجة الحالات الاستثنائية.
• مراجعة السجلات.
• مراقبة الالتزام بانتقال مسؤولية الطفل.
• مراجعة سجلات الحضور والانصراف بصورة دورية.

المعلمات

• استقبال الأطفال.
• تسجيل الملاحظات.
• تسليم الطفل وفق الإجراءات.
• عدم ترك الطفل دون إشراف.
• عدم استلام أو تسليم أي طفل خارج الإجراءات المعتمدة.

موظف الاستقبال

• تنظيم الدخول.
• المساعدة في تسجيل الحضور.

تطبق إجراءات دخول الزوار وفق سياسة رفاه الأطفال وحمايتهم والصحة والسلامة (ROY-NUR-POL-4.4).

ولي الأمر

• الالتزام بأوقات الحضور والانصراف.
• تحديث بيانات الأشخاص المفوضين.
• إبلاغ الحضانة بأي تغيير.
• الالتزام بإجراءات الاستلام.

12. إدارة المخاطر

13. مؤشرات الأداء (KPIs)

14. السجلات والنماذج المرتبطة

15. المراجعة الدورية

تراجع هذه السياسة بشكل سنوي، أو عند:

• تحديث متطلبات KHDA.
• وقوع حادث مرتبط بالاستلام أو الانصراف.
• تعديل إجراءات الأمن والسلامة.
• نتائج التدقيق أو التفتيش.
• ورود ملاحظات جوهرية من أولياء الأمور.

16. الاعتماد

تدخل هذه السياسة حيز التنفيذ اعتباراً من تاريخ اعتمادها، وتعد ملزمة لجميع العاملين بحضانة رؤيتي، ويعد الالتزام بها جزءاً من الواجبات الوظيفية.

الملاحق

الملحق (أ):

نموذج الأشخاص المفوضين باستلام الطفل

الملحق (ب):
سجل الحضور والانصراف

الملحق (ج):
نموذج متابعة حالة تأخر استلام الطفل